Dịch vụ Scan tài liệu là bước cơ bản trong quy trình số hoá của doanh nghiệp. GPBPO cung cấp giải pháp nhân sự và công nghệ tiên tiến nhất nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp
Dịch vụ Scan tài liệu tại GPBPO
Hiểu rõ về dịch vụ scan tài liệu lưu trữ
Scan tài liệu là chuyển đổi tài liệu cứng (tài liệu in, viết tay, hình ảnh,…) theo cách lưu trữ truyền thống thành các định dạng số (PDF, PDF/A, JPG, PNG,…).
Số hoá tài liệu thành các tệp điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và truy suất tài liệu, tìm kiếm thông tin.
Trên thực tế, chúng ta có thể dễ dàng scan thông tin bằng các ứng dụng điện thoại. Tuy nhiên, với độ lớn tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp, cần đến các loại máy scan chuyên dụng và đội ngũ vận hành chuyên nghiệp để xử lý một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Quy trình scan tài liệu đạt chuẩn
Tuỳ vào các loại tài liệu, GPBPO sẽ thiết kế quy trình chuẩn phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với các dự án scan tài liệu, chúng ta cần thực hiện qua các bước cơ bản sau:
Bước 1: Nhận tài liệu cần số hoá
GPBPO tiếp nhận tài liệu từ khách hàng. Thành lập đội ngũ thực hiện dự án. Ký cam kết bảo mật và lên kế hoạch tiến trình thực hiện dự án.
Bước 2: Phân loại tài liệu
Đội ngũ thực hiện phân loại tài liệu theo các trường thông tin khách hàng yêu cầu để tiện cho việc lưu trữ và truy suất thông tin.
Bước 3: Scan và thiết lập hệ thống tệp lưu trữ
Tài liệu được scan bằng máy scan chuyên nghiệp, công suất lớn. Tài liệu được đặt tên và xuất định dạng file theo quy chuẩn của khách hàng.
Bước 4: Kiểm tra chất lượng
Kiểm tra chất lượng được thực hiện hàng ngày bởi đội ngũ quản trị dự án.
Thông thường, quản lý chất lượng được kiểm soát qua 3 bước: kiểm tra chất lượng tất cả các sản phẩm đầu ra – nhân viên kiểm soát chất lượng kiểm tra ngẫu nhiên các gói tài liệu trước khi gửi khách hàng – khách hàng kiểm tra và phản hồi chất lượng cho đội ngũ thực hiện.
Các loại hình scan tài liệu thông dụng
Dịch vụ Scan tài liệu Onsite
Nhân viên thực hiện dự án của GPBPO đến đơn vị khách hàng để thực hiện nhiệm vụ scan ngay tại công ty hoặc địa điểm mà khách hàng chỉ định.
Dịch vụ Scan tài liệu Offsite
GPBPO sẽ đến đơn vị khách hàng lấy các gói tài liệu cần số hoá về công ty chúng tôi để thực hiện phân loại và scan tài liệu. Sau thời gian thực hiện dự án, GPBPO sẽ giao trả lại tài liệu kèm sản phẩm số hoá. Khách hàng không cần lo ngại về bảo mật dữ liệu nội bộ do GPBPO ký cam kết bảo mật ngay từ khi tiếp xúc với yêu cầu khách hàng.
Vai trò của Scan tài liệu đối với doanh nghiệp
Chuyển đổi số là xu hướng toàn cầu. Số hoá tài liệu cốt lõi nhằm đơn giản hoá các tác vụ của doanh nghiệp, để doanh nghiệp tận dụng nguồn lực và thời gian một cách hiệu quả.
Scan tài liệu giúp doanh nghiệp hạn chế lưu trữ tài liệu cứng, giảm cơ sở vật chất kho vận chứa tài liệu, nguồn lực kiểm soát tài liệu. Tránh hao mòn do mối mọt, ẩm mốc ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu sau nhiều năm.
Số hoá tài liệu thành định dạng điện tử giúp nhân sự dễ dàng tìm kiếm thông tin và xử lý tài liệu trên thiết bị điện tử.
Tài liệu được số hoá tăng độ bảo mật thông tin khi được lưu trữ trên phần mềm chuyên biệt hoặc điện toán đám mây tường lửa.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp làm tăng độ chuyên nghiệp và tốc độ xử lý thông tin của nhân sự. Từ đó, tăng giá trị thương hiệu uy tín trong lòng khách hàng tiềm năng.
GPBPO cung cấp giải pháp Scan tài liệu tối ưu cho doanh nghiệp
- Năng lực xử lý dự án
GPBPO với kinh nghiệm thực hiện dự án thuê ngoài scan – số hoá tài liệu trên 15 năm, có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
Cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp TOP Fourtune 500, sở ban ngành, doanh nghiệp lớn nhỏ, trong và ngoài nước.
Hơn 1000 dự án đã được hoàn thành và nhận đánh giá tích cực của khách hàng.
- Quy trình thực hiện dự án chuẩn ISO 9001:2015
Đối với mỗi đơn đặt hàng của khách hàng, đội ngũ thực hiện dự án sẽ thiết kế giải pháp chuyên biệt nhằm tối ưu chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp.
Chúng tôi thực hiện quy trình chuyên nghiệp, đảm bảo hoàn thành 100% yêu cầu khách hàng, đúng thời hạn và hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.
- Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm
Đội ngũ nhân sự thực hiện dự án bao gồm: Nhân viên tư vấn khách hàng, nhân viên quản lý dự án, nhân viên kiểm soát chất lượng, đội ngũ nhân viên scan,…
100% nhân sự chủ chốt kinh nghiệm 3+ năm trong các dự án thuê ngoài
Nhân sự scan được tuyển chọn và đào tạo đúng chuẩn trước khi tham gia vào dự án.
- Thiết bị tiên tiến, cập nhật công nghệ mới nhất
Toàn bộ máy scan được trang bị công nghệ mới nhất, hệ thống máy tính trang bị tường lửa bảo mật tuyệt đối.
Hỗ trợ tư vấn giải pháp lưu trữ cho khách hàng.
- Cam kết bảo mật dữ liệu khách hàng 100%
Ký cam kết bảo mật thông tin NDA từ khi bắt đầu tiếp xúc với yêu cầu khách hàng.
Đội ngũ thực hiện dự án được trang bị phòng riêng với camera giám sát 24/7.
- Cam kết chi phí hợp lý nhất thị trường
Nhờ trang bị thiết bị tiên tiến và nhân công có sẵn, các dự án scan tài liệu đều được đội ngũ GPBPO kiểm soát chi phí tối ưu nhất cho ngân sách của khách hàng mà vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra đạt chuẩn theo yêu cầu khách hàng.
Nhận báo giá và tư vấn giải pháp chuyên biệt cho doanh nghiệp của bạn trong 5 phút!
Hotline liên hệ: 0926021999
Email hỗ trợ: sales@gpbpo.com
