Trong thời đại chuyển đối số hiện nay, doanh nghiệp muốn tối ưu nguồn lực cần phải dịch chuyển từ các phương pháp truyền thống đến áp dụng công nghệ trong bộ máy hoạt động. Dịch vụ Số hoá tài liệu tại GPBPO giúp chuyển đổi tài liệu lưu trữ thành tệp tin điện tử dễ dàng tra cứu và lưu trữ.
Dịch vụ số hoá tài liệu là gì?
Số hoá tài liệu là quá trình chuyển đổi các dạng tài liệu lưu trữ bằng phương pháp truyền thống: giấy in, viết tay, hình ảnh,… thành các tệp tin điện tử máy tính có thể đọc được. Từ đó, nhân sự có thể tra cứu tài liệu một cách dễ dàng.
Dịch vụ số hoá tài liệu không giới hạn định dạng đầu ra của tài liệu. Khách hàng có thể trực tiếp yêu cầu định dạng tài liệu phù hợp với phần mềm lưu trữ hoặc phương thức lưu trữ như mong muốn.
Vai trò của số hoá tài liệu lưu trữ?
10 năm trở lại đây, trào lưu chuyển đổi số bùng nổ trên toàn thế giới, cốt lõi của áp dụng công nghệ trong đời sống, doanh nghiệp nhằm tối ưu hoá mọi nguồn lực, tiết kiệm thời gian, sức người.
- Doanh nghiệp chắc hẳn sẽ nhận ra sự bất tiện của lưu trữ kho kệ truyền thông khi chiếm dụng cơ sở vật chất, hư hỏng, khấu hao tài liệu và khó khăn khi tìm kiếm. Số hoá tài liệu thành các tập tin lưu trữ trên hệ thống nội bộ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nêu trên.
- Doanh nghiệp không ngừng mở rộng và phát triển, chắc hẳn số lượng tài liệu cần lưu trữ càng lớn. Điều này đòi hỏi kho dữ liệu đồ sộ để đồng bộ hoá thông tin.
- Dữ liệu doanh nghiệp được bảo mật tốt hơn nhờ phần mềm lưu trữ chuyên nghiệp.
- Chỉ mất chi phí đầu tư ban đầu thực hiện số hoá và có thể sử dụng hệ thống dữ liệu vĩnh viễn.
Số hoá, nhập liệu không phải nhiệm vụ khó nhưng đòi hỏi thời gian và sự tỉ mỉ. Doanh nghiệp muốn tiếp kiệm nguồn lực mà vẫn nhận được kết quả như yêu cầu cần thuê đơn vị số hoá tài liệu chuyên nghiệp để xử lý công việc này.
Quy trình dịch vụ số hoá tài liệu chuyên nghiệp
1 – Nhận dữ liệu và phân loại dữ liệu
Nhận dữ liệu cần số hóa
Phân loại tài liệu: Gỡ ghim kẹp, làm phẳng file tài liệu
Tách riêng tài liệu hư hỏng, rách
2 – Thiết lập hệ thống và Scan tài liệu
Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng;
Đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu;
Tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).
3 – Kiểm tra tài liệu số hóa
Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa.
Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sẽ sửa lại để đáp ứng đúng yêu cầu
4 – Nhập liệu và kiểm tra dữ liệu
Xây dựng form nhập liệu chuẩn danh mục thông tin và quy định kỹ thuật về dữ liệu dùng cho phần mềm, cơ sở dữ liệu của Bộ Nội Vụ
Nhập liệu dữ liệu chuẩn như file gốc
QC check lại dữ liệu
5 – Nghiệm thu và bàn giao tài liệu lưu trữ
Bàn giao tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc
Bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để bảo đảm đầy đủ như ban đầu
Tại sao nên chọn GPBPO làm địa điểm số hoá tài liệu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp?
- 15+ năm kinh nghiệm thực hiện dự án số hoá dữ liệu
GPBPO tiền thân là công ty Expertrans BPO, chúng tôi cung cấp dịch vụ thuên ngoài (BPO) cho các doanh nghiệp trong và người nước uy tín hơn 15 năm.
1000+ dự án thuê ngoài được thực hiện, tiết kiệm 30% chi phí đầu tư cơ sở vật chất và chi phí quản lý, đào tạo nhân sự dự án số hoá cho doanh nghiệp.
Cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp thuộc nhóm Fortune 500.
- Đội ngũ nhân sự 3+ năm kinh nghiệm
Mỗi dự án thuê ngoài số hoá dữ liệu của khách hàng, chúng tôi sẽ xây dựng đội ngũ chuyên môn tư vấn giải pháp hiệu quả nhất trong doanh nghiệp.
Đội ngũ thực hiện dự án với các thành viên chủ chốt: Nhân viên quan hệ khách hàng, Nhân viên quản lý dự án, Nhân viên quản lý chất lượng có ít nhất 3 năm kinh nghiệm, đảm bảo dự án được thực hiện trơn tru, kiểm soát 100% rủi ro có thể xẩy ra.
Đội ngũ nhân sự scan, nhập liệu, gán nhãn dữ liệu được tuyển chọn, đào tạo và kiểm soát chặt chẽ.
- Áp dụng công nghệ cao thực hiện dự án
GPBPO tiết kiệm thời gian và chi phí đầu tư của khách hàng bằng cách sử dụng 100% thiết bị công nghệ cao: máy scan, phần mềm lưu trữ, hệ thống máy tính nhập liệu,…
Định dạng tài liệu số hoá có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
Hỗ trợ cung cấp phần mềm lưu trữ cho doanh nghiệp.
- Năng lực ngôn ngữ
GPBPO là doanh nghiệp duy nhất trên thị trường có thể cung cấp cho khách hàng giải pháp đa ngôn ngữ. Chúng tôi nhận các dự án từ ngôn ngữ phổ biến như: tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn,… đến các ngôn ngữ hiếm như tiếng Campuchia, Malaysia,…
- Bảo mật thông tin
GPBPO cam kết bảo mật thông tin dữ liệu tuyệt đối 100%:
+ Ký cam kết NDA với khách hàng ngay từ bước tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng
+ Cung cấp phòng riêng, mạng lưới kết nối riêng cho từng đội dự án.
+ Camera giám sát các đội thực hiện dự án.
Nhận báo giá và tư vấn giải pháp chuyên biệt cho doanh nghiệp của bạn trong 5 phút!
Hotline liên hệ: 0926021999
Email hỗ trợ: sales@gpbpo.com
